מדיניות פרטיות

1מי אנחנו ועל מה המדיניות חלה

1.1מדיניות זו מסבירה איזה מידע אוסף ומעבד שירות Solviz Recorder (האפליקציה למחשבי Mac ושירות הענן שלה, ״השירות״), למה, היכן, כמה זמן הוא נשמר, ומה הזכויות של מי שהמידע עליו.

1.2השירות מסופק על ידי לפידות עמר, עוסק מורשה מס׳ 204710156, הפועל תחת השם Solviz, מרחוב אמסטרדם 8 דירה 2, תל אביב-יפו 6264104 (״סולביז״ או ״אנחנו״).

1.3המדיניות חלה על שני סוגי אנשים:

• משתמשים - מי שהתקין את האפליקציה וחיבר אותה לחשבון.
• משתתפים - מי שהשתתף בשיחה שמשתמש הקליט, לרבות מי שהיה בחדר עם המשתמש, הופיע על המסך או הוזמן לאירוע היומן של השיחה.

1.4אין חובה לפי דין למסור לנו מידע. מסירת המידע תלויה ברצון המשתמש, אך בלי פרטי החשבון וההקלטות אי אפשר לתת את השירות.

2מי אחראי למידע

2.1הקלטות של משתמשים שאינם עובדי סולביז: המשתמש הוא בעל השליטה במידע שבהקלטות ובתוצרים שלהן. סולביז היא מחזיק שמעבד את המידע מטעמו ולפי הוראותיו, כמפורט בהסכם עיבוד המידע. סולביז מעבדת את המידע הזה רק כדי לספק למשתמש את השירות, ולא לשום מטרה משלה (סעיף 4.6). היא מוחקת את התוכן מהענן שלה במועדים שבסעיף 8: כשהמשתמש מאשר את התיוק או כשהושלמה העברה שביקש, ואם לא, 7 ימים אחרי התיוק, ובכל מקרה לא יאוחר מ-21 ימים אחרי ההעלאה. אחר כך נשארת אצלה רק רשומת מטא-דאטה.

2.2הקלטות של עובדי סולביז ונותני שירות מטעמה: סולביז היא בעלת השליטה במידע. התוצרים מתויקים בכונן המשותף של סולביז ומשמשים אותה כתיעוד של שיחות העבודה שלה ולניהול הקשר עם לקוחותיה, לרבות עדכון מערכת ניהול הלקוחות שלה. גם עליהם חלים האיסורים שבסעיף 4.6 על אימון מודלים ושיתוף מחוץ לסולביז.

2.3פרטי החשבון ונתוני השימוש של כל המשתמשים: סולביז היא בעלת השליטה במידע.

3איזה מידע נאסף

3.1הקלטות עלולות לכלול כל מידע שנאמר או הוצג בשיחה, לרבות מידע בעל רגישות מיוחדת, כמו מידע על בריאות, מצב כלכלי או דעות. סולביז אינה מסננת את התוכן לפני העיבוד.

3.2הקלטה שאין בה דיבור אינה מתויקת, וכל הקבצים שלה נמחקים.

4למה אנחנו משתמשים במידע

4.1כדי לספק את השירות: לזהות שיחה, להקליט, להעלות, לתמלל, לזהות דוברים, לשייך ללקוח, לסכם, לבחור צילומי מסך, לעדכן את מסמך אנשי הקשר, לתייק ביעד התיוק, ולהעביר תיוק לתיקייה של לקוח אחר לבקשת המשתמש.

4.2כדי לתמוך במשתמשים, לאתר תקלות ולתקן אותן.

4.3כדי לנהל את החשבונות ולמדוד שימוש (מספר הקלטות, דקות, זמן עיבוד).

4.4כדי לשמור על אבטחת השירות ולמנוע שימוש לרעה.

4.5כדי לעמוד בחובות לפי דין.

4.6בהקלטות, בתמלולים ובתוצרים של משתמשים שאינם עובדי סולביז, ובכל מידע שנגזר מהם, אנחנו לא משתמשים לשום מטרה שלנו: לא לאימון מודלים או לכוונון שלהם, לא לניתוח, לסטטיסטיקה או להפקת תובנות מתוכן השיחות, לא לשיפור השירות מתוך התוכן, לא לפרסום, לשיווק או למכירה, ולא לשיתוף עם אחרים, למעט הספקים שבסעיף 6. אנחנו מעבדים אותם רק כדי לספק למשתמש את השירות. אדם מטעמנו ייגש לתוכן של הקלטה מסוימת רק לבקשת המשתמש לצורך תמיכה, לבירור תקלה או אירוע אבטחה באותה הקלטה, או כשהדין מחייב זאת. תמיכה, איתור תקלות ומדידת שימוש (סעיפים 4.2 ו-4.3) נעשים מנתוני תפעול, בלי התוכן. על הקלטות של עובדי סולביז חל סעיף 2.2.

4.7נדרוש מכל ספק שמעבד הקלטות או תוצרים מטעמנו התחייבות שלא להשתמש בהם לאימון מודלים או לכל מטרה משלו, ככל שתנאי הספק מאפשרים זאת. סוכן ה-AI של סולביז מתייק רק הקלטות של עובדי סולביז, ורץ על Claude של Anthropic. סולביז אינה מתירה לספק ה-AI שלה להשתמש בתוכן לאימון מודלים: ההגדרה ״Help improve Claude״ בחשבון שבו הסוכן רץ כבויה. משתמשים שאינם עובדי סולביז מתייקים באמצעות סוכן AI משלהם, לפי התנאים וההגדרות שלהם מול הספק שלהם (סעיף 6.5). סוכן ה-AI של סולביז אינו זמין להם.

4.8סוכן ה-AI אינו מקבל החלטות שיש להן השפעה משפטית או מהותית דומה על אדם. התוצרים שלו הם עזר למשתמש, והם עלולים לכלול טעויות.

5הבסיס לעיבוד

5.1פרטי החשבון ונתוני השימוש - ההסכם עם המשתמש (תנאי השימוש) והסכמתו.

5.2הקלטות ותוצרים של משתמשים שאינם עובדי סולביז - הוראות המשתמש, שהוא בעל השליטה במידע. לגבי המידע על המשתתפים, הבסיס הוא גם האינטרס הלגיטימי של המשתמש בתיעוד שיחות העבודה שלו, וגם הסכמת המשתתפים במקום שבו הדין מחייב הסכמה. לשם כך האפליקציה מזכירה למשתמש בתחילת כל הקלטה להודיע למשתתפים, ומציעה לו נוסח מוכן (סעיף 10.1). המשתמש אחראי לכך שיש לו בסיס חוקי להקלטה ולמסירת המידע לעיבוד, למסור למשתתפים כל הודעה שהדין מחייב, ולקבל את הסכמת כל המשתתפים במקום שבו הדין מחייב הסכמה של כל הצדדים לשיחה.

5.3הקלטות של עובדי סולביז - האינטרס הלגיטימי של סולביז בתיעוד שיחות העבודה שלה, והסכמת המשתתפים במקום שבו הדין מחייב הסכמה, על בסיס ההודעה למשתתפים שבסעיף 10.1.

5.4על משתמשים או משתתפים שחל עליהם ה-GDPR (התקנה האירופית להגנת מידע): לגבי המשתמש - ביצוע חוזה, סעיף 6(1)(b). לגבי המשתתפים - האינטרס הלגיטימי של מי שמקליט את השיחה בתיעוד שיחות העבודה שלו, סעיף 6(1)(f), והסכמה, סעיף 6(1)(a), במקום שבו הדין מחייב אותה.

6מי מעבד את המידע ואיפה

6.1התמלול והפרדת הדוברים נעשים במודלים פתוחים (בהם מודלים של ivrit.ai) שרצים על השרתים של סולביז ב-AWS. מידע אינו נשלח ל-ivrit.ai או למפתחי המודלים.

6.2כשהמשתמש בוחר Google Drive או OneDrive שלו, התוצרים נשמרים בחשבון שלו, לפי ההסכם שלו מול Google או Microsoft.

6.3סולביז לא תוסיף ספק שמעבד הקלטות בלי לעדכן מדיניות זו ולהודיע למשתמשים כמפורט בהסכם עיבוד המידע.

6.4נמסור מידע לרשות מוסמכת רק כשהדין מחייב זאת, ונודיע על כך למשתמש ככל שהדין מתיר.

6.5משתמש רשאי לבחור סוכן תיוק משלו ב-Claude, ב-Grok או ב-ChatGPT, בחשבון שלו אצל אותו ספק. משתמש שאינו עובד סולביז חייב לבחור סוכן כזה כדי שהשיחות שלו יתויקו, ועד שיבחר, השיחות שלו ממתינות ואינן מתויקות. הסוכן של המשתמש מקבל, דרך מחבר MCP של השירות ובהרשאה אישית שהמשתמש יכול לבטל, את התמלול, צילומי המסך, פרטי האירוע ביומן, רשימת תיקיות הלקוחות, ואת השם, המייל וההנחיות החופשיות של המשתמש, ורק של ההקלטות של אותו משתמש. סוכן ה-AI של סולביז אינו מקבל במקרה כזה את ההקלטות שלו. הספק של הסוכן (Anthropic, xAI או OpenAI) פועל לפי ההסכם וההגדרות של המשתמש מולו, לרבות לגבי אימון מודלים ותקופת שמירה, ואינו ספק של סולביז.

7העברת מידע אל מחוץ לישראל

7.1AWS, גרמניה. המידע נשמר ומעובד בשרתי Amazon Web Services באזור פרנקפורט שבגרמניה. גרמניה היא צד לאמנה האירופית להגנת הפרט בקשר לעיבוד אוטומטי של מידע, ולכן ההעברה מותרת לפי תקנה 2(8)(1) לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס״א-2001 (״התקנות״). בנוסף, ובהתאם לתקנה 3 לתקנות, Amazon Web Services התחייבה בכתב, בהסכם עיבוד הנתונים שלה, לנקוט אמצעים מספיקים להגנה על המידע ולא להעבירו לאחר אלא בתנאים הקבועים בהסכם.

7.2Anthropic, סוכן ה-AI של סולביז. סוכן ה-AI של סולביז, שמתייק רק הקלטות של עובדי סולביז, מעבד חלק מהמידע אצל Anthropic, שעשויה לעבד אותו מחוץ לישראל, לרבות בארצות הברית. בהצטרפות לשירות, משתמש שהוא עובד סולביז מסכים, לפי תקנה 2(1) לתקנות, להעברת המידע ל-Anthropic, לרבות לארצות הברית, לצורך התיוק.

7.3Google, הכונן המשותף של סולביז. תוצרים המתויקים בכונן המשותף של סולביז נשמרים אצל Google, שעשויה לשמור אותם מחוץ לישראל, לרבות בארצות הברית. ההעברה נעשית לפי תקנה 2(4) לתקנות, על סמך תוספת עיבוד הנתונים שבין סולביז לבין Google, ובהתחייבות בכתב לפי תקנה 3.

7.4Google Drive או OneDrive של המשתמש. כשהמשתמש בוחר לתייק ב-Google Drive או ב-OneDrive שלו, סולביז מעבירה את התוצרים לחשבון שלו לפי הוראתו, ומיקום שמירתם נקבע בהסכם שבינו לבין Google או Microsoft. לגבי המידע עליו, המשתמש מסכים להעברה זו לפי תקנה 2(1) לתקנות. לגבי מידע על אחרים, המשתמש, כבעל השליטה במידע, אחראי לכך שתתקיים בהעברה אחת החלופות שבתקנות 1 או 2.

7.5סוכן התיוק של המשתמש. כשהמשתמש בוחר סוכן תיוק משלו (סעיף 6.5), סולביז מוסרת את המידע לסוכן שלו לפי הוראתו, ומיקום העיבוד נקבע בהסכם שבינו לבין הספק של הסוכן. לגבי המידע עליו, המשתמש מסכים להעברה זו לפי תקנה 2(1) לתקנות. לגבי מידע על אחרים, המשתמש, כבעל השליטה במידע, אחראי לכך שתתקיים בהעברה אחת החלופות שבתקנות 1 או 2.

7.6העברה הלאה. ספק שקיבל מידע מאיתנו לפי סעיפים 7.1 או 7.3 רשאי להעבירו לספק משנה רק בהסכמתנו בכתב, ורק כשההעברה הייתה עומדת בתנאי תקנות 1 או 2 אילו נעשתה ישירות מישראל, כאמור בגילוי הדעת של הרשות להגנת הפרטיות בעניין תקנה 3.

8כמה זמן המידע נשמר

8.1משתמש רשאי לבקש בכל עת למחוק מידע שנשמר אצל סולביז לפני תום התקופה. ראו סעיף 11.

8.2משתמש שבחר סוכן תיוק משלו (סעיף 6.5): ההרצות של הסוכן נשמרות בחשבון שלו אצל הספק, לפי ההסכם שלו מולו.

8.3אחרי שהמשתמש אישר את התיוק, אחרי שהשירות השלים העברה שהמשתמש ביקש, או אחרי שהקבצים נמחקו בתום התקופה, השירות אינו יכול עוד לתקן את התיוק או להעביר אותו לתיקייה של לקוח אחר. המשתמש יכול להעביר את התוצרים בעצמו ביעד התיוק. בהעברה לתיקייה של לקוח, פרטי משתתפי השיחה שנוספו למסמך אנשי הקשר של הלקוח הקודם נשארים בו עד שהמשתמש מוחק אותם.

9אבטחת מידע

9.1סולביז מאבטחת את המידע לפי תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז-2017, ברמת האבטחה שחלה על המאגר. בין האמצעים:

• תקשורת מוצפנת (TLS) בכל העברה, ואחסון מוצפן בענן.
• אחסון שאינו פתוח לציבור, וגישה של כל רכיב רק למה שהוא צריך.
• אסימוני חיבור נשמרים בשרת רק כגיבוב (hash), ובמחשב של המשתמש ב-Keychain של macOS.
• אסימוני הגישה לחשבון Google או Microsoft של המשתמש, ומפתחות ההפעלה של סוכן התיוק שלו, מוצפנים ואינם מוחזרים באף ממשק.
• ב-Google Drive של המשתמש: גישה רק לקבצים ולתיקיות שהשירות יצר. ב-OneDrive: ההרשאה ש-Microsoft מעניקה מאפשרת גישה לכל הכונן, והשירות פועל רק בתיקייה ״Solviz Recorder״. בכונן המשותף של סולביז: לחשבון השירות יש גישה לכונן כולו.
• הגישה למערכות מוגבלת למורשי גישה של סולביז.
• תוכן השיחה מטופל כמידע בלבד ולא כהוראות לסוכן ה-AI. כל פעולה בכונן מתבצעת ברכיב נפרד שבודק אותה.
• תוכן השיחה נמחק מהענן של סולביז כשהמשתמש מאשר את התיוק או כשהושלמה העברה שביקש, ואם לא, 7 ימים אחרי התיוק, ובכל מקרה לכל המאוחר 21 ימים אחרי ההעלאה. לכן גם אירוע אבטחה בענן יחשוף לכל היותר הקלטות מ-21 הימים האחרונים, ורשומות מטא-דאטה.

9.2אין אבטחה מושלמת. אם יקרה אירוע אבטחה שנוגע למידע של משתמש, נודיע לו כמפורט בהסכם עיבוד המידע ולפי הדין.

10משתתפים בשיחות שהוקלטו

10.1השירות מקליט שיחות שהמשתמש עצמו משתתף בהן. האפליקציה אינה מודיעה בעצמה למשתתפים. כברירת מחדל היא מציגה למשתמש, בתחילת כל הקלטה, תזכורת להודיע למשתתפים, עם נוסח מוכן להעתקה לצ׳אט של השיחה, ורושמת את תשובת המשתמש: הודעה בצ׳אט, הודעה בעל פה, או הצהרה שלא נדרשה הודעה. הרישום מופיע בראש מסמך התמלול. האחריות להודיע למשתתפים ולקבל את הסכמתם כשהדין מחייב זאת היא של המשתמש. משתתף שמתנגד להקלטה יכול לבקש מהמשתמש למחוק אותה. בזמן השיחה המשתמש מוחק אותה בכפתור «מחק», ודבר אינו עולה לענן. אחרי שההקלטה נעצרה היא עולה לענן לתמלול ולתיוק. אז המשתמש מוחק את התוצרים מיעד התיוק. כשהתיוק ממתין לאישור באפליקציה, המשתמש מאשר אותו, ותוכן השיחה נמחק מהענן שלנו מיד. אחרת, הוא נמחק במועדים שבסעיף 8, או מוקדם יותר לבקשת המשתמש (סעיף 11.3).

10.2משתתף שרוצה לעיין במידע עליו, לתקן אותו או למחוק אותו, יפנה קודם למשתמש שהקליט את השיחה, שהוא בעל השליטה במידע.

10.3משתתף רשאי לפנות גם אלינו. נעביר את הפנייה למשתמש תוך 7 ימים, ונסייע לו לטפל בה. בהקלטות של עובדי סולביז נטפל בפנייה בעצמנו.

10.4השירות אינו מזהה אנשים לפי קולם או פניהם. הפרדת הדוברים נעשית בתוך כל שיחה בנפרד: בזמן התמלול המודל מחשב מאפיינים קוליים זמניים כדי להבחין בין הקולות באותה שיחה. המאפיינים האלה אינם נשמרים, אינם מושווים לשיחות אחרות ואינם משמשים ליצירת פרופיל קולי (טביעת קול) של אדם. השירות אינו מבצע זיהוי פנים. תמונת הפנים במסמך אנשי הקשר היא חיתוך של מה שהוצג על המסך בשיחה (חלון הווידאו של המשתתף, עם תווית השם שלו), והשם נקבע לפי תווית השם, אירוע היומן ומה שנאמר בשיחה. התמונה משמשת לזיהוי חזותי בידי המשתמש בלבד.

11הזכויות שלך

11.1לפי סעיף 13 לחוק הגנת הפרטיות, התשמ״א-1981, כל אדם רשאי לעיין במידע עליו שמוחזק במאגר מידע.

11.2לפי סעיף 14 לחוק, מי שמצא שהמידע עליו אינו נכון, שלם, ברור או מעודכן, רשאי לבקש לתקן אותו או למחוק אותו.

11.3משתמש רשאי לבקש בכל עת למחוק את ההקלטות שלו, את התוצרים שנשמרו אצל סולביז, את פרטי החשבון ואת רשומות המטא-דאטה. מחיקה מיעד התיוק בחשבון Google או Microsoft של המשתמש נעשית על ידיו.

11.4מי שחל עליו ה-GDPR זכאי גם לזכויות שהוא מעניק, לרבות הגבלת עיבוד, ניוד מידע והתנגדות, ולהגיש תלונה לרשות הפיקוח במדינתו.

11.5בקשות שולחים ל-omer@solviz.ai. נענה תוך 30 ימים. ייתכן שנבקש לאמת את זהות הפונה לפני שנמסור או נמחק מידע.

11.6מי שסבור שזכויותיו נפגעו רשאי לפנות לרשות להגנת הפרטיות.

12קטינים

השירות מיועד למי שמלאו לו 18. אם משתתף בשיחה הוא קטין, המשתמש אחראי לפעול לפי הדין שחל על הקלטת קטינים.

13שינויים במדיניות

על שינוי מהותי במדיניות נודיע במייל 14 ימים לפני שייכנס לתוקף. הגרסה העדכנית תפורסם ב-https://solviz.ai/recorder/privacy.

14יצירת קשר

פניות בנושא פרטיות: omer@solviz.ai, או בדואר: לפידות עמר (Solviz), אמסטרדם 8 דירה 2, תל אביב-יפו 6264104.